“AI Agent가 만든 여유 — 김대리의 스마트 워크플로우 혁신기”

“AI Agent가 만든 여유 — 김대리의 스마트 워크플로우 혁신기”

 

한국의 한 전자제품 개발·공급 회사에서 영업직으로 근무하는 김대리는 매일 아침 출근 후 똑같은 루틴을 반복했다.
노트북을 켜고 구글 워크스페이스에 로그인한 뒤, 구글 캘린더에서 오늘의 일정을 확인하고 각 거래처에 미팅 아젠다를 메일로 보내는 일부터 시작된다. 이후에는 지메일에 쌓인 고객 메일을 하나하나 열어보며 반품 요청 여부를 확인하고, 반품 일정을 조율해 답장을 작성해야 했다. 오전이 끝날 즈음이면 팀 미팅을 위해 회의실을 예약하고, 회의 후에는 회의록을 작성해 팀원별 할 일을 배정하고, 팀장이 본부장에게 보고할 수 있도록 정리된 보고서를 제출해야 했다.

오후에는 주요 거래처에 영업 진행 상황을 점검하는 메일을 발송하고, 본사와의 화상회의를 통해 고객 불만 사항이나 지원 요청을 전달한다. 퇴근 전에는 하루의 주요 업무를 정리해 팀장에게 보고 메일을 보내는 것으로 하루가 마무리된다.
이 모든 과정은 하루 평균 3시간 이상을 차지했다. 단순 반복 업무이지만, 실수라도 생기면 고객 신뢰도에 영향을 줄 수 있어 항상 신중해야 했다.

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🔹 Activepieces 온프레미스 도입 — “AI Agent Workflow”의 시작

회사는 최근 www.activepieces.com의 온프레미스 엔터프라이즈 버전을 도입했다. 이 플랫폼은 코드 없이도 다양한 비즈니스 애플리케이션(Google Workspace, Slack, Notion, Teams, CRM 등)을 연결해 AI 기반 자동화를 설계할 수 있는 워크플로우 솔루션이다.
무엇보다 온프레미스 환경에서 구동되기 때문에, 모든 데이터는 회사 내부 서버에서 처리된다. 외부 클라우드로 고객 정보나 영업 데이터를 전송하지 않아도 되므로 보안과 개인정보 보호가 완벽하게 유지된다.

김대리는 Activepieces의 AI Agent Workflow Builder를 통해 자신의 업무를 단계별로 자동화하기 시작했다.

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🔹 자동화 시나리오 구성

1. 아침 일정 확인 및 미팅 아젠다 발송 자동화
   • 매일 오전 8시, Activepieces가 구글 캘린더 API를 호출해 당일 일정 데이터를 가져온다.
   • 일정별로 거래처명, 시간, 담당자 정보를 인식해 AI Agent가 자동으로 미팅 아젠다 메일 초안을 작성하고 Gmail을 통해 발송한다.
   • 아젠다는 LLM 기반 요약 기능으로 전날 회의록과 관련 문서를 참조해 자동 생성된다.
2. 반품 요청 메일 처리 자동화
   • 지메일 인박스를 모니터링하여 “반품”, “교환”, “AS” 등의 키워드가 포함된 메일을 감지한다.
   • Activepieces는 이를 자동 분류하고, ERP와 연동해 반품 일정 가능 일자를 조회한 뒤, 고객에게 적절한 답변을 AI가 작성·전송한다.
   • 모든 메일 응답 기록은 CRM에 자동 저장되어 팀 내 공유가 가능하다.
3. 회의실 예약 및 회의록 자동화
   • 구글 캘린더의 일정 생성 시, Activepieces가 회사의 회의실 예약 시스템 API를 호출해 시간대에 맞는 회의실을 자동으로 예약한다.
   • 회의 종료 후, 회의 녹취록은 AI 음성 인식 Agent가 요약하고, 자동으로 회의록을 생성해 Notion 및 Slack 채널에 공유한다.
   • 각 참가자별 “To-Do 리스트”가 자동으로 태스크 관리 툴에 등록된다.
4. 영업 메일 및 고객 관리 자동화
   • 거래처별 영업 진행 상황은 CRM에서 자동 추출되어 요약 보고서로 생성된다.
   • Activepieces의 OpenAI 커넥터를 통해 자연스러운 “진행 확인 메일”이 자동 작성·발송되며, 회신 내용은 자동으로 고객별 상태로 업데이트된다.
   • 반복적인 수작업 보고 대신, AI Agent가 실시간 영업 현황 대시보드를 생성해 팀장이 확인할 수 있게 한다.
5. 일일 업무 보고 자동화
   • 오후 5시, Activepieces가 당일의 주요 일정, 회의, 메일 응답, 영업 상태 데이터를 수집해 자동으로 일일 업무 요약 보고서를 작성한다.
   • 김대리는 단 1분만에 AI가 작성한 보고서를 검토 후 제출만 하면 된다.

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🔹 효과 — 일석이조의 혁신

• 시간 절감: 반복 업무에 사용되던 약 3시간이 30분으로 단축되었다.
• 데이터 보안 강화: 모든 워크플로우가 회사 내부 서버에서 실행되어, 고객 정보나 영업 데이터가 외부로 유출되지 않는다.
• 업무 품질 향상: AI가 일정·메일·보고서 작성을 표준화하여 실수와 누락이 거의 사라졌다.
• 직무 확장성: 절약된 시간으로 김대리는 주요 거래처 전략 회의와 신제품 기획 회의에도 참여하게 되었다.

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🔹 결론

Activepieces 온프레미스 버전은 단순한 자동화 도구가 아니라, “보안을 지키는 AI 비서”였다.
김대리는 더 이상 단순 반복 업무에 시달리지 않는다. 대신 AI Agent와 협업하며 전략적 의사결정에 집중하고, 고객과의 관계 관리에 더 많은 시간을 투자할 수 있게 되었다.
보안과 생산성, 두 마리 토끼를 잡은 김대리의 하루는 이제 훨씬 가볍고, 더 스마트하다.

― “AI Agent가 만든 여유, 그것이 진짜 디지털 트랜스포메이션이다.”