“박부장의 하루를 바꾼 AI 자동화 혁신”

시나리오: “박부장의 하루를 바꾼 AI 자동화 혁신”

서울 구로디지털단지의 한 중견 제조기업.
인사총무팀을 10년 넘게 지켜온 박부장의 하루는 늘 반복되는 일로 가득하다.
매일 수십 통의 메일, 결재 요청, 각종 인사서류, 교육관리, 급여 자료, 복리후생 관련 문의가 쏟아진다.
회사 규모가 400명 수준이라 인사전산 담당자가 따로 없고, ERP와 그룹웨어, 메일, HR 시스템이 모두 제각각이라 매번 데이터를 손으로 옮겨야 한다.

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① 박부장의 반복 업무

🔸 매일 하는 일

• 출퇴근 기록 확인 및 이상 근태(지각, 조퇴, 결근) 보고
• 신규 입사자 정보 수집 → ERP/메일/그룹웨어 계정 생성 요청
• 각 부서 요청(증명서 발급, 휴가 승인, 교육신청 등) 처리
• 전날 비용 정산 내역 결재 확인 및 지출품의 등록
• 팀별 교육 일정 및 식대 정산 메일 발송

🔸 매주 하는 일

• 주간 근태 현황 집계 후 부서장 보고
• 외주/계약직 근무시간 정리 후 급여팀 전달
• 복리후생(식대, 통근버스, 주차) 이용현황 보고
• 신규 입사자 오리엔테이션 일정 조율 및 안내 메일 자동 발송

🔸 매월 하는 일

• 월간 급여자료 확정(근태·성과·수당 통합)
• 4대보험, 연말정산, 퇴직연금 신고 자료 작성
• 전사 공지메일 발송 및 사내 공지게시판 업데이트
• 인사평가/교육현황/인력통계 리포트 작성
• 각종 계약서, 사원증, 보안교육 이수 현황 정리

이 모든 일이 수작업 중심이라, 단순 반복에 시간을 빼앗기고 전략적 HR 기획은 뒷전이 된다.

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② Activepieces 온프레미스 엔터프라이즈로 자동화하는 방법

Activepieces(www.activepieces.com)는 노코드 기반 워크플로우 자동화 플랫폼으로,
사내망(On-premise) 환경에서도 LLM·API·RPA와 연동해 다양한 자동화를 구현할 수 있다.
박부장의 사례에선 아래와 같이 자동화 시나리오를 설계할 수 있다.

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🔹 1단계: 근태 관리 자동화

• 트리거: 매일 아침 9시, 근태관리 시스템 API 자동 호출
• 액션: 이상 근태자 리스트 생성 → 팀장에게 자동 메일 전송
• 결과: 더 이상 수동 확인 불필요, 매일 아침 자동 보고

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🔹 2단계: 신규 입사자 처리 자동화

• 트리거: HR ERP에서 “입사자 등록” 발생
• 액션:
  1. 그룹웨어 계정 자동 생성 (API 연동)
  2. 회사 이메일 생성 요청 Slack 메시지 자동 발송
  3. 환영 이메일 + 사내규정 PDF 자동 전송
• 결과: 박부장이 매번 요청하지 않아도 계정 세팅이 자동 완료

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🔹 3단계: 비용/정산 자동화

• 트리거: 매일 오후 4시, ERP 결재함의 신규 품의서 데이터 감지
• 액션: 미결재 리스트를 요약 → 본인 메일로 리포트 전송
• 결과: 결재 누락 방지 및 빠른 검토 가능

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🔹 4단계: 주간 리포트 자동 생성

• 트리거: 매주 금요일 오후 5시
• 액션: 근태, 식대, 복리후생 데이터를 통합 후
  LLM 기반으로 요약 리포트 작성 → PDF 변환 → 메일 전송
• 결과: 자동 보고서 생성으로 야근 없는 금요일 실현

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🔹 5단계: 월간 급여/보험 신고 자동화

• 트리거: 매월 25일
• 액션: 근태, 급여, 수당 데이터를 ERP에서 불러와
  규칙 기반으로 4대보험 신고용 엑셀 자동 생성
• 결과: 수작업으로 수십 번 클릭하던 업무가 단 1회 트리거로 처리

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③ AI Automation의 효과와 장점

구분기대 효과

업무 효율	반복적 자료 취합·보고·메일 송신이 자동화되어 인사팀의 생산성 50% 이상 향상
정확성 향상	사람의 입력 오류 제거, ERP/메일/HR 데이터 간 불일치 방지
보안성 확보	온프레미스 환경에서 실행되므로 외부 유출 없이 내부망에서 안전히 처리
비용 절감	외주용 RPA 도입 대비 유지보수 비용 절감, 라이선스 종속성 최소화
조직 신뢰도 향상	데이터 기반 보고서 자동화로 경영진 의사결정 속도 향상
직원 만족도 증가	인사문의 응답 자동화로 빠른 대응, HR팀 피로도 감소

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④ 적용 전 체크리스트

1. 데이터 연동성 점검
   • ERP, 그룹웨어, HR 시스템, 메일 서버 등 API 제공 여부 확인
   • Excel/CSV 업로드 방식도 지원 가능하므로 형식 통일 필요
2. 보안/네트워크 정책 확인
   • Activepieces 온프레미스 서버를 사내망에 설치 가능하도록 포트·방화벽 정책 사전 협의
   • DB 접근 권한 최소화
3. 프로세스 표준화
   • 현재 수작업 프로세스를 BPMN 형태로 문서화해야 자동화 설계가 용이
4. 담당자 교육 및 권한 관리
   • 워크플로우 수정·모니터링 권한자 지정
   • LLM이나 AI 기능 사용 시 로그 관리 체계 구축
5. 운영 안정성 테스트
   • 실제 ERP 연동 전 테스트 환경(Sandbox)에서 2~4주 시범 운영
   • 오류 발생 시 자동 알림 및 롤백 설정

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🔹 결론: “박부장의 하루는 더 이상 반복되지 않는다”

Activepieces 온프레미스 엔터프라이즈 도입 후,
박부장은 매일 수십 개의 수동 작업에서 해방되었다.
근태, 리포트, 급여 연동 등 모든 루틴이 자동으로 처리되고,
그는 이제 직원 복지제도 개선과 AI 인사분석 프로젝트에 집중한다.

AI 자동화는 단순히 ‘일을 줄이는 기술’이 아니라
사람이 진짜로 해야 할 일에 집중하게 만드는 혁신이다.
한국의 중견기업들이 이런 자동화를 도입한다면,
HR 부서는 단순 관리조직이 아닌 전략적 파트너로 진화할 수 있다.